「内部向け」か「外部向け」か、目的は違う場合も作る内容は同じ

講演会をする目的は、様々かと思いますが、対象で考えると以下の2種類になると思います。

組織・企業・団体等内部向け：モチベーションアップや、団結力の増進、意識統一など

顧客や関係者等外部向け：自社のイメージ訴求や、メジャーな講演者を呼ぶことによる顧客サービスの一環

それぞれ、内向きか外向きか、訴求対象は違えど、講演会を作る過程や内容は一緒になります。

具体的な準備内容は大きく分けて

○会場の選定と対象人数の決定

○講演者の選定

○告知または案内状の作成

○当日の運営体制マニュアル化

その他、準備物の確認（来場者へのお土産や、アンケートの準備など）

となります。

それぞれ具体的に解説していきます。

会場の選定と対象人数の決定

会場の選定方法について詳しくは、こちらの記事をご覧ください。どれくらいの人数を想定しているか、会場の場所は適切か、会場費はどれくらいかなどを検討し、講演会場を決定します。

講演者の選定

講演会をするにあたって、一番重要なのは「誰に講演してもらうか」になります。この講演者の選定によって、その講演会のイメージが固まるとともに、集客に大きくかかわってきます。

講演会の目的よって人選は変わってくるかと思いますが、その講演会のテーマに沿った知識人or著名人で、予算に見合う人。というところが、一番ポピュラーな選出方法です。人選については、知り合いのルートから直接連絡を取る方法や、広告代理店などに依頼する方法、キャスティング会社に依頼する方法といくつかの手段がありますが、最終的には「お金」と「手間」のバランスをみて決める事になります。どの方法が良いかは一長一短がありますが、こちらのページでメリットとリスクを解説してます。

内部・関係者向けの講演の場合は、企業の関連会社や知り合いなどから講演者を選ぶ場合などもありますが、その場合の一番のメリットは謝礼の少なさになります。ただし、謝礼の額は、その講師が所属している団体や、慣例によってある程度決まっていることがあるため、紹介していただいた方や関連団体の方に事前に確認しておくのがベターです。（特に知り合いから紹介してもらった時の謝礼の扱いは後々トラブルにならないためにかなり気を付けて下さい。）

告知または案内状の作成

対外向けの講演会なら、観覧希望者の募集告知（と、応募事務局運営と当選通知）、内部向けなら、案内状の作成が必要になります。まず、対外向けの募集告知について詳しく説明いたします。

告知内容は、どんな人を呼びたいかによって大きく変わってきます。例えば「子育て支援トーク」のようなテーマの講演会なら、主に未就学児～小学校中学年位のお子さんを持つ親（主に母親）が対象となりますし、「シニアのための○○講演会」のようなテーマでしたら、シニア層やシニアを親に持つ方々が対象となってきます。どんな広告媒体（ポスター、チラシ、web等）を使って、どんな内容で訴求を行うかのポイントついては別ページで詳しく解説していきますが、告知に関して一番重要なのは、「ターゲットに合った告知方法を使って、適切な表現で、正確な情報を伝えること」につきます。そんなことは分かっているよという方！おっしゃる通りなのですが、これがなかなか出来ないことが多いのです。特に、一人で告知物を作っているとついつい、自分の思いこみなどが入って、客観的に見ることが出来なくなってしまいます。ですので、告知物は、あまりその案件と関係ない方に確認してもらいながら、常に「その告知物に初めて接触する人が、その告知物を見たらどう感じるか」を念頭に作業することをオススメします。

当日の運営体制マニュアル化

これが一番面倒な作業になりますが、このマニュアル化の段階で、どこまで内容を詰められるかが成否に直結してくるため、とくに念入りに行うことをオススメします。マニュアルの作り方にとくに決まりは無いのですが、特に確認して入れておきたい事項としては下記が挙げられます。

○会場への入り時間、本番時間、終了時間、撤収う完了時間などのタイムスケジュール

○誰がどのポジションでどんな業務を行うかの作業分担表

○講演者のスケジュール、どこに到着して誰がお迎えをして控室に案内するのか

○当日の準備物、来場者への配布物やお土産の手配、数量、納品方法

以上４つが絶対に確認しておきたいことです。

その他、内容に合わせて、講演に必要なモノの手配（ノートPCやPPTクリッカー、レーザーポインターなど）、お弁当の個数と手配方法、講演者のタクシーの手配、謝礼金（お車代）の手配と領収書の有無、翻訳話者の手配や手話通訳の手配、運営用トランシーバーの手配、バス移動の場合はバスの出発スケジュール、会場のタイトルサイン（講演名を記載した吊り看板）の手配、終わってからの講演者を交えての写真撮影の段取りと記録カメラマン、映像記録の手配…などなど多岐にわたります。

マニュアルをつくる事は、「手配漏れが無いかの確認」の意味も含まれているため、是非出来る限りの作成を行い、スタッフ間で共有しておいてください。

以上、講演会のつくりかた【準備編】となります。