イベントスタッフの手配方法

単純作業から全体管理まで、ニーズに合わせたイベントスタッフの手配方法

イベントスタッフを手配するにあたって、作業内容によっておおよそ以下の様に分類できます。

■ディレクター(D):コンテンツやコーナーの管理、スタッフの統括、発注者の代わりに責任者となって業務管理を任せられる人

■アシスタントディレクター(AD):ディレクター程ではないが、ある程度業務管理が出来、スタッフに指示を出せる人

■スタッフ(ST):指示を受けて作業を行う人

大きなイベントで無ければ、ディレクターやアシスタントディレクターのポジションは発注者側の人間が担当し、作業の手が足りない場合のみ、スタッフを発注するという事が多いかと思います。また、大きくないイベントの場合でも、待機列の捌き・誘導など、ある程度の経験があった方がスムーズな業務の場合は経験のあるディレクターをたてて、リスクを減らすという事もあります。

彼ら(彼女ら)に業務を発注する場合の料金ですが、これは単純な人件費になるため、首都圏と地方とでは大きく異なってきます。さらに、フリーのディレクターに直接発注をする場合、イベント会社に発注する場合、広告代理店に発注する場合ではもちろん値段が変動いたしますので、下記の単価はあくまで目安としてお考えください。

【イベントスタッフの発注単価(目安)】

また、上記は目安であるとともに、人件費のみの金額です。その他、交通費や昼食代などがかかる場合がありますので、都度確認を行うのがよいでしょう。

どこへ頼めば手配出来るか

スタッフの手配先は概ね下記に分類されます。当然、スタッフを抱えている会社に頼むのが一番安くなりますが、料金以外に様々なメリットやデメリットがありますので、そちらも併せて記載してまいります。

■広告代理店/料金:高い(ディレクター、アシスタントディレクター、スタッフ)

広告代理店の業務領域にはスタッフ手配も含まれているため、発注を掛けることはできます。ただし、スタッフの仕入価格に自社のマージンを乗せて請求するため、金額は高くなります。また、通常はイベント全体の中の一つの項目としてスタッフの手配を行うため、スタッフのみの手配は受けてくれない可能性もあります。広告代理店に注文するメリットは大型イベントを全て委託する際のクオリティ管理や調整能力にあるため、スタッフのみの発注では料金の高さだけが際立ってしまう可能性があります。

■イベント会社/料金:一般的な価格、広告代理店よりは安い(ディレクター、アシスタントディレクター、スタッフ)

イベント会社へ発注を行う場合は特に、ディレクターやアシスタントディレクターの手配を行う際に行うのがよいでしょう。というのも、ディレクターやアシスタントディレクターはイベント会社の社員がそのままアサインされることが多く、発注時に伝えたた業務内容をしっかり理解した状態で現場に入ってくれるためです。まれに、社員が足りない場合はヨコのつながりで、同じようなイベント会社に外注することもありますが、それでもきっちりと内容を理解した上で臨んでくれることがほとんどです。ちなみに、スタッフを抱えている会社はそんなに多くは無く、イベント会社へスタッフを頼んだ場合は外注となることが多々あります。

■イベントスタッフ派遣会社/料金:一般的な価格~安い(スタッフ)

イベントスタッフの派遣を専門で行っている会社があり、そこにスタッフをお願いすれば、比較的安価でスタッフを手配することもできます。ただし、注意しておきたいのは、スタッフの質に非常にムラがあるということです。多くのイベントスタッフ会社は登録制となっており、イベントごとに会社から登録者へイベントの紹介メールが入り、それにやると答えたスタッフを用意します。イベントの経験豊富なスタッフは優先的に、いつも発注してくれてるイベント会社へ回したり、難易度の高そうな案件へと回されますので、当日手配されたスタッフが立ってるだけで何もしなくて困った…という事はよく起こります。そのため、イベント会社へ発注することで、スタッフの管理からスタッフ選定までを含めたリスクヘッジを行うことも方法の一つです。

尚、イベントスタッフ会社へ発注する際注意したいのは、会社ごとに得意な業態があることです。例えばAという会社は「音楽ライブ専門スタッフ会社」、Bの会社は「サンプリング専門スタッフ会社」、Cの会社は「試食マネキン専門スタッフ」といった具合です。ミスマッチを回避するためにも、発注前に、しっかりと依頼内容を伝え確認をとりたいところです。

■個人(フリーランス)/料金:一般的な価格(ディレクター)

いわゆる、「フリーのイベントディレクター」になります。彼らは、独自のホームページなどの接触窓口を持っていることはあまりないですし、多くはイベント会社や広告代理店から依頼を受けて動くため、知り合い等で無い場合は中々発注する機会はないかと思います。フリーランスでイベントディレクター1本で食べているため、人によって得意分野はあるにせよ間違いない発注先といえます。

以上となります。イベントを行う場合、自分で行うのが一番料金がかかりませんが、手間とスムーズさを考慮しながらスタッフを手配するかを検討してみてください。

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