中途半端な指示系統はトラブルの元

イベントの現場では、ほとんどの場合やり直しがきかず、本番中なんらかの問題が発生した場合、その都度その場で最善の方法を出来るだけ早く決断し、適切な形で伝達しなくてはいけません。

誰が、現場の総責任者で、どこでどのような問題が発生した際、どのように解決のための意思決定をするのか、本番前にしっかりと指示系統を決めておく必要があります。

系統図を簡単に示すと下記のような形になるかと思います。

【統括責任者】

　指示↓↑報告

【各セクション担当者】

　指示↓↑報告

【各セクションのスタッフ】

貴方が仮にイベントの統括責任者であれば、基本的には「本部」に陣取って、本当に必要なこと（スポンサー対応やVIP対応、その他どうしても自分で無ければ対応できないこと）以外は動かないのがベターです。

各セクションの担当者とは事前にしっかりと指示系統を確認しておき、基本的に各セクションで起こったトラブルはセクション担当者が解決し、担当者の判断がつかない場合のみ統括責任者へ報告し、指示を仰ぐという形がもっとも効率的です。

一番最悪なのは、 そこに至った経緯や状況をまったく知らない上司などが、偶然トラブルの現場に居合わせ、事前の取り決めを無視して感情のままに訳が分からない支離滅裂な指示をセクションの担当者に下すことです。もちろん現場担当者は指示を無下にできませんから、来場者や周りのスタッフが納得できるよううまく取り繕って治めようとします。そういう上司に限って、「俺がいたからあのトラブルを解決できた。」「お前はなんで現場にいないんだ」などとのたまうため本当にたまったものではありません。

そのようなトラブルを未然に防ぐためにも指示の系統をはっきりさせ、事前に周知しておくことが重要です。

トランシーバーを活用しよう

狭い会場でイベントを行う際にはあまり必要ありませんが、大きい会場や、会場が2つに分かれている場合などは連絡にトランシーバーを活用しましょう。電話で済む場合もありますが、トランシーバーの場合、瞬時に複数の人間に同時に情報を共有できるため非常にスマートに運営を行うことができます。

トランシーバーは業者から必要台数を必要な日数でレンタルができるため、購入の必要はありませんし、まとまった台数なら納品してくれる業者さんがほとんどです。