「目的」とはイベントを行うことで達成すべきこと、そして「テーマ」とは目的を達成するための指針・主題です。これが決まれば、ブレないイベントになります。
イベントを行うことが決まった際、一番初めにすることは「目的」と「テーマ」の設定です。なぜ一番初めにやらなくてはいけないか？それはもちろん一番重要なことだからです。イベント予算確保のための社内説明から、イベントの中で行う一コンテンツまで、目的とテーマが決まらなければ構築できません。逆に言うと、目的とテーマは木の根と幹のようなもので、そこさえ決まってしまえばイベントにブレが出ず、後はそこから枝葉を広げていく作業を行えばいいのです。
それでは、設定をするための考え方を解説していきます。
目的の設定
たとえば「会社の記念行事で著名人を呼んで講演会をする」ということが決まって、あなたがその責任者になったとします。ここで目的とするのは「講演会をする」ことではなく、「講演会をすることで何を達成したいか」です。もし「講演会をする」事が目的になっていたら、どんな講師を呼べばいいのか、どんなテーマで講演をすればいいのかがブレてしまいます。
仮に「社員のモチベーションアップ」という目的を設定します。その場合、講師を選定する基準もより明確になり、“私はこれで変わった”といったトークテーマを持っている講師を中心に選定・交渉をしたり、ちょっと目先を変えて「すごいグループワーク」を主宰している方を講師にして、講演＋グループワークをしてしまうなど、いろいろなやり方が見えてきます。
テーマの設定
テーマは目的に向かうための掛け声のようなものです。上記の講演会のテーマを「全員主役」にしたとします。社員全員が主体性を持って業務にあたるというメッセージや、イベントの実施にあたって参加者だけではなく、準備しているスタッフ含め全員の意識をひとつにする。といった意味合を持たせてます。
決めたテーマは準備やコンテンツの選定で迷った際の指針になります。「全員主役」なら、講演会の内容は社員それぞれの役割を再認識させ、よりモチベーションを高めるものを選んでいきますし、全員が主役になれるようなVTRを事前につくって放映したりと、イベント全体の軸を通すことができます。
テーマは企画書上に記載するだけで具体的に表には出さない場合と、タイトルをそのまんまテーマにしたり、タイトルショルダーに入れたりといろいろな顕示方法がありますが、一番大事なのは、そのテーマをイベントを通して参加者に感じとってもらう事です。