【作成例を公開】イベント実施報告書の書き方

イベントの実施報告書を書く目的

主催者に向けて、イベントの記録や結果、運営内容の振り返り、そして次回のイベントに向けての検証をまとめて報告することがイベント実施報告書の目的となります。また、主催者の他イベントへ協賛・後援してくれた企業や団体がある場合には、そちらへも提出・報告を行います。

書き方のコツ

イベント実施報告書の書き方のコツは事前に制作した「実施計画書」(または、運営マニュアル)に沿って構成する事です。そうすることによって、ページの構成を一から考える必要が無く、フォーマットも流用出来、さらに、実施計画書と実施報告書を合わせてみることで、計画と結果の比較がしやすくなります。また、イベントの報告で一番重要なのは「数値実績」、つまり来場者や参加者の人数です。どんなにいいイベントを行っても、来て体験してくれた方がいなければ意味がありません。そのため、この数字が成否を判断する一番重要な指標になります。つまり、「数値実績」は一番目立って分かりやす場所に記載しなくてはいけません。また、イベントの報告書で大事なのは「記録写真」をたくさん盛り込むことです。イベントは性質上言葉で説明でするのが難しいため、状況を理解してもらうためには「記録写真」がとても重要です。(ですので、本番中はできるだけ写真を撮っておくようにしましょう。)

イベントの実施報告書のフォーマット

よく使われているのは『A4 タテ型 両面印刷 左綴じ』になります。この形が一番見やすく、ファイリングしやすいためです。(もちろん、決まりはないので、作りやすい形や指定された形で作って大丈夫です。)

イベントの実施報告書の作成例

ここからは、実際の実施報告書に近い形で作成例を紹介していきます。

『主催企業から委託を受けてイベントを行い、報告書を作った』という体で作っており、イベント内容は、『金~日の3日間、どこかのホールを使って行い、ステージと体験コーナーとアンケート抽選会を行った』と設定してます。

各ページの赤い文字はその項目の解説になってます。なお、各見本ページは要素を凝縮して記載しているので、実際に作成する際には、ページを増やしたり、各要素の追加や削除をしてください。

表紙(提出先の宛名、イベントタイトル、日付、報告者)

実施概要・実施実績

会場の概要

会場レイアウト

会場記録写真

ステージ運営




ステージ運営

体験コーナー運営

体験コーナー運営(記録写真)

抽選会運営

抽選会運営(記録写真)

制作物(チラシ・ポスター)

制作物(当日パンフレット)




制作物(公式ホームページ)

会場内サイン

事前告知

事前告知(掲載実績)

PR活動

PR活動(取材・掲載実績)

来場者アンケート

以上となります。

また、報告書のベースとなる「実施計画書」の作成方法については、【作成例を公開】イベント実施計画書(運営マニュアル)の書き方で紹介しておりますので、そちらも参考にしてみてください。

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