【意外と知らないおすすめバイト】キャンペーン事務局スタッフについて詳しく解説

プロモーションにかかる各種対応・処理業務を行う「事務局」

イベント制作会社では、その多くがイベントの他に各種プロモーションの制作も請け負っており、その中で事務局運営という業務が発生することもあります。

事務局とは、 国や自治体に設置される事務処理機関のとして意味合いの他、広告関連業界においてプロジェクトの事務処理を行うために(多くの場合)時限的に設置される部局のことを指します。

例えばよくある事務局としては

キャンペーン事務局…商品のプレゼントキャンペーンなどの場合「期間中にその商品を購入して、何らかの資格を満たしたうえで応募をすると抽選でプレゼントがもらえる」といったものの応募受付や、集計・発送管理などを行う。SNSの投稿キャンペーンなどの場合は、投稿された写真や文章の内容をチェックし、確認後にアップする作業などもある。

広報・PR事務局…主に自治体の県外広報事業等の際に立ち上がる事務局です。自治体が配信するプレスリリースの他、事務局として独自にリリースを配信したり、メディア露出の集計や金額換算を行ったりする。ご当地キャラやPR隊などの独自コンテンツなどがある場合は、それらの活動に合わせたSNSの更新や立ち合いなども業務となる事がある。

出展事務局…なんらかの催事などに出展希望者が申し込みする際の、事務対応を行う。出展要項の配布や、レギュレーションに関する問い合わせの対応などが主な業務となる。ただし、専門性の高いイベントの場合は事務局スタッフもある程度の知識が必要になってくる。

問い合わせ窓口…キャンペーンを含むなんらかのプロモーションにおいて、一般消費者や関係者からの問い合わせに対応を行う窓口業務。電話・メール・FAXなど通信手段はさまざま。外部のコールセンターに委託するまでもない内容の場合や、社内で対応を行った方がよい場合などに設置する。キャンペーン事務局や出展事務局の業務と一緒に行うことがほとんどだが、たまに問い合わせ対応だけのために設置することもある。

などがあります。

事務局の環境

ほとんどの場合、事務局スタッフはアルバイトの方にお願いするようになります。制作会社の一角にパーテーションを設置しブースを設け、そこにPCや通信機器を置いて作業を行う事務局とすることが多いです。

また、管理者は別に雇わずその制作会社社員がSV(スーパーバイザー)となって、通常業務の傍ら事務局の管理・監督を行うのが一般的です。

その他、キャンペーン事務局の場合は個人情報を扱うこともあるため、その場合プライバシーマークを保持した会社が運営することがマストとなり、事務局スタッフも個人情報の保護に関する研修を受けるようになります。

事務局バイトの中身は?どんな仕事をするか

アルバイトでの事務局バイトをする場合、そのほとんどが「キャンペーン事務局業務」になると思います。

プレゼントキャンペーンなどにおける電話等での問い合わせに対する対応や、応募集計、SNS投稿のチェックなどの他、はがきによる応募キャンペーンの場合などは、郵便局の私書箱へのはがき回収、応募要件チェック(応募券が貼られているか、記入漏れがないかなど)、仕分け、集計、打ち込みなどが主な業務になります。

電話対応などは、たまに困った方からの問い合わせなどがあったりしますが、基本的に本当にヤバイ電話は制作会社の社員かその上に取次を行うため、心労が募るほどではないかと思います。

基本的には、各種集計業務やPCへのデータ打ち込みなどが主な作業となるため、そのような作業が好きな方で、割と長め(7~8時間くらい)に働きたい方におすすめです。

総じて時給が特に高いということはありませんが、私が今までお願いしてきた事務局のスタッフさんは長期にわたってアルバイトをしてくれる方が多く、事務作業や電話応対があう方にはなじむ業務内容のようです。

どこで募集しているか?

キャンペーン事務局スタッフに限定して募集している求人などはあまり見かけなません。事務局はほとんどの場合制作会社の社内に設置するので、制作会社が、いつもお願いをしている方に独自に依頼するか、取引先のイベント系の人材派遣会社に紹介を依頼することが多いようです。

もし事務局で働きたいと思った方がいれば、イベントバイトの派遣会社の担当に「事務局スタッフをやりたい」と相談してみるのが手っ取り早いと思います。

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