イベントは突発的なトラブルが常に起こりえる
自然災害、社会情勢の変化、事故、病気などイベントは常に様々なリスクを抱えながら運営を進めなくてはいけません。もちろん、それらのアクシデントが起こっても対応できるための準備をし、極力リスクを減らして本番へ臨むのですが、時にどうしても中止や延期の判断を迫られる場合があります。
この記事では、 そんなギリギリの判断をどのタイミングで下していけばよいか、そしてその後どのような対策をすればよいか、私が過去に経験した事例を元に考えていきたいと思います。
【荒天時の対応事例】雪による屋外イベントの中止
以前冬季にスポーツイベントを行った際の事例です。冬季といってもウィンタースポーツではなく通常の屋外競技をおこなうもので、荒天時は中止の判断をしなければいけませんでした。
1週間前位から天気予報ではどうやら相当な強さの寒波がやってきそうだという情報があり、数日前になるといよいよ確実に来そうな気配になってきました。
イベントは自治体が主催となり、各スポーツ関連企業のブースが出展されたり、ゲストを呼んでのステージイベントなども行われるそれなりに大きなもので、事前にかなりの準備とプロモーションを行っていました。
当然中止となれば、この日のために準備してきた参加者やブース出展者のそれまでの苦労が水泡に帰すだけでなく、 来場を楽しみにしていた一般の方々に残念な思いをさせることになります。
そもそも何故この時期に屋外のスポーツイベントを企画したんだと言われるとなんとも言えないのですが、やはりやると決めて準備を進めてきた以上、どうしてもイベントを成功させたいという気持ちは大きくなります。しかし、万が一決行したことによって事故が起きた場合のことを考えると、やめる勇気も大事です。
主催者の自治体と1週間前から直前まで協議を行った結果、イベントの前日準備は予定通り進め、本番当日の朝5時に判断を行い催行or中止の判断を公式HPおよびSNSにて発表するという対応となり、結果的に雪は当日未明から降りはじめ中止を判断しました。
判断のタイミングについて
実に1年近くを準備に費やしており、来場者はもちろん出展者、協賛社も実施したい気持ちは非常に大きい。しかし安全性も確保しなくてはいけない。侃々諤々の議論の末出した結論が当日朝の発表でした。
この時、天候に関しては寒波が来るという予報ではあったのですが、具体的な降雪の予想数値が十数cmだったということ。そしてこのイベントに関しては、事前エントリーが伴うものではなかったため、遠方よりこのイベントのために前泊している参加者が少ない（と思われる）ということも当日発表の理由の一つでした。「安全性」と「参加者や出展者の期待」を考えたうえでこのタイミングでの発表がベターであると主催担当者が 最終的な決定を行いました。
朝5時という時間については、イベントのオープンは9時を予定しており、来場者の移動を考えると公共交通機関の始発前のタイミングで発表する必要があるためこの設定となりました。
そして、本番当日朝に発表を行う旨は、前々日に出展者および参加者に公式HPやSNSにて通知を行い、問い合わせに対する窓口を設け対応を行いました。
この例の場合もですが、判断のタイミングについての以下の3つを軸に検討しています。
まずは、『安全』どの程度安全性が確保できるかの見極め
そして、『周知』来場者および関係者への連絡
最後に、『費用』中止することによって発生する費用の検証です。
絶対に最優先しなければならないのが『安全』です。来場者及び関係者の安全確保以上に大切なことはありません。その上でいつまでに『周知』を行えば混乱が生じないか、最後に『費用』面においてどの程度の損害で済むかを検証し、最適なタイミングで判断を行うことが重要です。
中止・延期をするにあたって発生するお金
出展や協賛が伴うイベントの場合、募集を行う際の出展規約に中止の際の対応についての諸条件を記載する必要があります。出展・協賛費は事前に入金を行ってもらい自然災害や社会情勢変化等の主催者の不可抗力による中止の場合は返金しないというのが一般的になってます。
逆に主催側が事前に料金を支払うものとしては、会場費、造作物、広報告知媒体費、クリエイティブ関係、場合によってはゲストのギャラの一部などとなり、これらはイベント前に費用が発生してきます。
このリスクを担保するために、興行中止保険というものもあるのですが、オーダーメイド保険で補償内容は都度調整となります。なお保険料はなかなか大きく設定されているため、全体予算と内容をよく検討し契約するしないを決めるのがよいかと思います。
事後対応について
イベントを中止すると様々な事後対応が必要になってきます。上記にあるお金の精算、そして来場者・出展社へのフォローが主なところです。
私の経験上、中止になった場合お金関係は必ず揉めます。
これは根気よく各所と協議をして着地点を見出すしかないので、腹をくくって根気強く調整を行ってください。また、揉め事が大きくならない様に、事前に取り決めを行っておくことが重要です。
そして来場者へフォローですが、これは事前、当日、事後それぞれで行う必要があります。事前に中止を発表した場合は必ず問い合わせの窓口を用意し、出来るだけ丁寧に対応を行ってください。
また、中止の判断を行い事前に告知を行った場合でも当日会場に来てしまう人が必ずいます。その場合の対応として最低限案内サインの掲出は行った方がいいでしょう。（人を立たせるかどうかは状況次第です。）
事後フォローについては、出来れば今後の実施に向けしっかりと行いたいところですが、2回目があるのか、予算や人員が足りているのかなどを総合的に考えて判断するのがいいと思います。
中止になっても「中止を判断した」ノウハウが残る
イベントが中止にならないに越したことはありませんが、仮に中止になった場合にも様々なノウハウが蓄積されます。次回もっといいイベントにできるようこれを是非乗り越えていただければと思います。