音楽を使う場合は申請が必要
イベントで著作権のある音楽を使ったコンテンツを実施する際には、基本的に「日本音楽著作権協会」（一般的には 『JASRAC（ジャスラック）』という名称の方が有名かと思います。）等、楽曲の管理団体への申請が必要となります。(他にも管理団体はあるのですが、未だ圧倒的なシェアをもつJASRACへの申請をベースに説明を進めます。）
具体的な申請方法やよくある質問などはJASRACのHPに記載してありますので、参照ください。
ここには主な例として下記の15項目が記載されてます。
各種イベント、施設での演奏など
1．各種イベントでの音楽利用
- （1）コンサート、各種楽器発表会、マーチングバンドなど
- （2）カラオケ大会、カラオケ発表会
- （3）オペラ、ミュージカル、バレエなど
- （4）レビューショー、アイススケートショー、ダンス発表会など
- （5）体操競技、フィギュアスケート、ダンス競技会など
- （6）ファッションショーなど
- （7）演劇、漫才など
- （8）各種スポーツイベント※（5）を除く
- （9）ディナーショー
- （10）ダンスパーティー
- （11）映画上映会
- （12）ビデオ上映会
- （13）店頭での販売促進のための上映
- （14）デジタルサイネージでの上映等
- （15）学園祭、学校など教育機関での音楽利用
引用：日本音楽著作権協会ホームページ「各種イベント、施設での演奏など」
申請をしないとどうなるか？
まことしやかに囁かれている『数キロ先で鳴った音を聞き取り、地の果てまで追って来る』という噂は半分本当です。
以前、イベントで曲目が決まらず事前申請を行っていなかったのですが、（忘れてしまった場合や、当日の曲目が決まっていない場合は後日申請も受け付けてくれます。）後日、JASRACから「どこどこでこういうイベントをやって、この楽曲を演奏しましたね、利用料を払ってください」と会社に連絡がきたのです。そのイベントはwebなどのでの告知は行わず、唯一折込チラシに、小さく無名ミュージシャンがミニライブを行いますと記載している程度で曲目や、まして自分の会社がそのイベントを運営していることなどは一切情報を入れてませんでした。にも関わらずどこからか情報が流れたか、JASRACの社員かバイトがそのイベントを観たのか分かりませんが、イベントの制作元が私の所属している会社という事まで調べ上げて連絡をしてきたのです。（正直クライアントに連絡がいくよりよっぽどありがたいのですが…。）もちろん、後日当日の曲目を確認して申請は行うつもりでいましたので、しっかりとお支払しました。
で、申請をしないとどうなるかですが、「申請を行わず、音楽利用が行われたことがJASRACに認知されている」場合、上記のように利用料の支払いを促す督促がきます。それを無視する方はいないと思いますが、無視し続けるととても面倒なことになります。
なお、有料でお客さんを多数入れて行うコンサートイベントなどの場合は別ですが、無料で行う「地元の町内会イベント」のようなものや「自治体主催」のイベントの場合は驚くような金額は請求されません。素敵な音楽を作ってくれた著作権者へきちんと対価を支払うようにしてください。