成功させるために必ず押さえたい、イベントを構築する６つの中心要素
イベントの構成要素
イベントは大きく分けると以下の要素で成り立っています。
- やりたいこと（目的・テーマ）
- 会場
- 参加者（ターゲット）
- 出演者（またはコンテンツ）
- 運営者
- 告知
この６つは、いわば「幹」の部分で、その他はそこに付帯する「枝葉」になります。つまりこの６点をしっかり押さえれば、イベントはカタチになり、あとはそこにどんな演出や仕組みを入れていくかになります。
まずは、この６つの要点を説明します。
1.やりたいこと（目的とテーマ）
一番大事です！
まずは、「やりたいこと=目的とテーマ」を確認・決定しましょう。
おのずと、目的を達成するために、やらなくてはいけない事、やった方がいい事が見えて来るはずです。また、途中迷ったり、違う方向に逸れそうになった場合も、「やりたいこと」がしっかり定まっていればきちんと修正ができるはずです。
2.会場
会場は、イベント全体のイメージをつくり、参加者の集客を左右します。また、全体の予算の大きな割合を占めることも多く、場合によってはイベント日程に影響したりと重要な要素になります。
３．参加者（ターゲット）
参加者＝このイベントの中身を伝えたい、体験してもらいたい人です。
参加者はどんな属性の人たちか、どれくらいの人数が参加できるか（またはさせなくてはいけないか）、どんな方法で参加を促すか、参加者にはどんなメリットがあるのか、参加にお金がかかるものなのか、を整理して考えてみましょう。
それによって、参加者を増やすための方法や、内容を理解しやすい演出方法、など、「参加することによるベネフィット」を生み出すために必要な方法が見えてきます。
4.出演者（またはコンテンツ）
出演者（またはコンテンツ）＝参加者に目的を伝える・または体験させるための手段や装置になります。
親子向けのイベントであれば、目的は「子どもが喜ぶ体験機会を作り、同伴した親に○○を訴求する」といった所が一般的かと思います。そうなると、まずは「子どもが喜ぶもの」を考える必要があります。
参加者が満足するためには、どんなコンテンツが必要なのかを考えましょう。
5.運営者
ここでいう運営者とは、準備と本番時の運営に関する全般の業務を指しています。
大別すると
事前準備に関わる「企画・制作」、本番運営に関わる「運営・進行」の2つに分けることができます。
ちなみに、重要度でいうと「企画・制作」：「運営・進行」は8：2の割合です。イベントは準備ほぼ全てといっても過言ではありません。運営・進行は、準備さえしっかりとしていれば、案外どうにかなるものです。逆にいうとイベントの成否はどれだけ「企画・制作」に手間と労力をかけたかにかかってます。
6.告知・集客
告知=参加者（ターゲット）へ向けた、イベント内容の案内になります。
SNSでのイベント案内や、web広告をつかったwebサイトへの誘導、ポスター・チラシの掲出など、主にイベントへの参加を促す目的で制作を行います。特に集客を目的としたイベントを行う場合は、必ず必要となってくる要素です。告知を行う対象とそれに合った方法、予算をしっかりと考え、「行きたくなる」表現を行うことが重要になります。
以上になります。
イベントを作る際には、本当に様々な調整が必要となり、冒頭で記載した「枝葉」の箇所にとらわれてしまいがちです。しかし、イベントの目的は何か、目的を達成するために何が必要か、この６つのポイントを軸に「芯」となる部分をしっかりと持っていれば、ぶれることの無い、面白いイベントができるはずです。