会場決定までの考え方
会場決定までのステップは以下の３つになります。
1.会場候補の選定
2.会場の予約
3.会場の下見
ではそれぞれの項目を解説していきます。
1.会場候補の選定
まず初めにやることは、イベントや条件に合った会場候補の選定になります。
その際必ず確認したいのが
●空き状況 ＞イベント候補日や時間に空きがあるか
●場所 ＞アクセスの良さ（オープンスペースなら往来人数）
●広さ ＞収容人数・展示物などを設置可能な面積
●利用料金 ＞予算にはまるか
必要に応じて確認したいのが
●会場の知名度 ＞集客が必要なイベントの場合、会場の知名度も集客に関わってきます。
●仮押さえの可否 ＞仮予約が出来るのか、いつまで出来るのか。
●貸出し可能品の内容 ＞会場にもともと設置してある備品や設備。持込を行わなくてはいけないものは何かチェック。
●その他催事条件と合う物件かどうか
になります。
それでは具体的な例で説明します。
イベントの内容は、会社の○周年懇親会だとします。
始めに考えられるのは、当たり前ですが、屋内の会場で行うということ。懇親会ということは、飲食や挨拶や発表の場が必要だということです。となると、候補は「ホテル」「○○会館」変わった所では「飲食店」などに絞られます。今回は周年記念の会という事もあり、参加者へのサービス面を考え、候補は「ホテル」の宴会場にしぼります。ここで、ホテルの条件項目を整理したリストを作成します。（下記参照）
各ホテルのホームページに情報が記載されていることがほとんどですが、直接電話などで確認しないと分からない情報も多数あるため、細部は必ず各ホテルの担当者とやりとりをしながら埋めていうようにしましょう。（ホテルの宴会場を使う場合は「営業部」や「宴会担当」などが担当部署となります。ホテルの担当者はこの手の案件は非常になれているので、こちらの条件などを伝えれば、いろいろと相談に乗ってくれます。）
ちなみに、初めて会場の予約などをする際に一番失敗してしまうのが、「本番」前後の「準備・撤去」の時間を考慮せず予約を進めてしまうことです。後で気づいた際に追加できればいいのですが、当初予算を多きく超過してしまったり、前後に他の宴会が入ってしまって入ることなどもあるので、必ず前後の余裕を見てすすめましょう。
2.会場の予約
次にやることは、会場の予約です。
実はこれ、非常に重要なポイントです。人気の飲食店同様、人気会場は他にも狙っている人が多数おり、イベントの実施日時が決まっている場合、いい会場を見つけたら早めに予約をして下さい。会場を抑えるにあたっては、仮予約（仮押さえ）が出来る会場もあり、日時が流動的だったり（会場優先で日程を組む場合）、いい会場候補が複数ある場合は仮予約をして、本決定になったら、仮押さえをしていた他の会場予約を解除（バラし）ましょう。※たまにこれを忘れてえらい目に合う事もありますので、忘れずに行ってください。
3.会場の下見
会場に大まかなあたりをつけたら、次は会場の下見です。
よく知っている会場など使う場合を除き、必ず行うようにしましょう。下見をやっておかないと、本番日や準備の最中に思わぬトラブルが発生するかもしれません。例えば、「エレベーターに展示物が入らず、階段で最上階まで運ぶことになった。」「部屋にコンセントが無かった。」「楽屋の数が足りず、ゲストの控室が無い…。」なんてことが起こる可能性があります。下見の確認ポイントも別頁で詳しく解説いたします。
その他、会場料金の支払い方法や、現状復帰が必要かなど、会場が決まってから会場管理者といろいろな打ち合わせが必要になります。「もう場所は決まっている」という方も、上記のポイントを参考にしてください。
以上のステップを踏んで、最終的に会場の決定へと至ります。