会場の下見について解説していきます。
下記は一般的な下見の確認事項をまとめたシートになります。
シートについて上から順に説明していきます。
●下見日・会場名・会場担当者・下見日
書類の基本ですね。それぞれちゃんと記入確認をしておきましょう
●会場図面データの有無
会場図面がデータであるかどうか、またそのデータ形式が何かの確認項目です。ほとんどの会場はデータ図面を持っていますが、たまに紙でしか持っていない場所もあったりします。会場のレイアウト作成や、運営オペレーションの検証用に図面は必ず必要になってきますので入手するようにしましょう。無い場合は自分で下見の際にスケールを使って会場の位置関係やサイズを確認しましょう。
●搬入経路・搬入エレベーターのサイズ
会場によっては、正面の入り口ではなく、地下や裏口から搬入専用の導線が容易されています。車をつけて備品を搬入できる場合もありますので、経路を確認しておきましょう。また、搬入エレベーターのサイズも重要です。これを図っておかないと展示物がエレベーターに入らず手運びしなくてはいけなくなったり、最悪の場合一度バラバラにして、会場でもう一回組み立て直しをしなくてはいけなくなったりします。
●入館方法
会場への入館方法についての確認です。一般的な会場の場合、事前に申請を行って会場の方立ち合いの元設営を行うことがほとんどです。その他、事前に提出しなくてはいけない書類や車で入館した場合の申請方法や駐車場の位置、留置き出来るか、搬入後どこかへすぐ移動無くてはいけないかなどの確認を行います。
●電気容量
意外と忘れがちです。イベント本番日になって「コンセントが無い」「ラミネーターを使ったらブレーカーが落ちた」などのトラブルにならない様にしっかりと確認してください。図面とセットでの確認となりますが、コンセントの位置とそれぞれのコンセントの電気容量を確認しましょう。電気容量については会館の方に確認するか、または「電気図面」という電源の容量と回路がどうなっているかの図面を持っているところもありますので、それをもらうようにしましょう。（ただ、電気図面は知識が無いと分からないため、基本は会館に方に確認をしましょう）
●付帯設備
会場にストックしてある、貸出し備品の確認になります。会場に容易してある備品ついては無料のものもありますが、かなり安い金額で貸出ししてもらえることがほとんどです。会場の付帯備品を借りるメリットとしては「持込の手間が省ける」と「自分で用意するよりかなり安い（場合が多い）」となります。デメリットとしては、長期間いろいろな方が使用しているため、あまり綺麗でないこともある。といった感じです。メリットの方がかなり大きいので、特別な事情が無い場合は会場の付帯設備を使うとよいでしょう。
●控室・休憩場所
ゲストや主催の偉い方、運営本部の控室や本番時の運営スタッフの休憩場所の確認になります。
●スタッフ駐車場・トイレの場所
運営車両の駐車場や来場者以外のスタッフが使用可能なトイレなどの確認を行います。ここらへんは会場の規模などによってまちまちですので、スタッフも来場者も一緒の場合もあったりします。
●その他
その他の確認事項としては、「喫煙場所」「ゴミ処理の方法」「会場独自のルール」などになります。
以上、基本的なチェック事項となります。
イベントの内容によって確認事項が変わってきますので、どんなものが必要かしっかり考えて準備をしましょう。