プレスリリースってなに？
プレスリリースとは、メディア（テレビ、web、新聞、雑誌などの媒体）への情報の提供、告知、発表のことです。企業や団体などが特に伝えたい事項をまとめた資料で、様々なメディアのニュースソースになっています。プレスリリースの配信には大きく分けて2つの意図があり、1つは、企業・団体の定期的な情報発信で、大きな企業であれば広報室などから定例で発表されます。２つ目は、時事性があったり、特にメディアに記事化してもらいたい情報などを発表するものになります。
後者の場合、内容は本当に様々で、新製品の発表であったり、新しい事業の発表であったり、芸能人の結婚発表であったり、そして大型イベントの告知であったりといった具合です。また、プレスリリースは特定多数のメディアへ発信するため、「情報解禁日時」を指定している場合もあります。戦略的に一斉にメディアに情報を乗せたい場合など（○○の新曲発表など）に使われます。
このプレスリリースが各メディアの目にとまり、「記事化の価値がある」と判断された場合は、取材されたりプレスリリースの内容がそのまま記事化されたりします。
プレスリリースを配信するメリット
メリットはなんといっても、あまりお金がかからないという事です。
パソコンでデータを作成して、データをメールで、または出力してFAXでメディアは送信するだけで、うまくいけば、無料で様々なメディアに取り上げられる可能性があります。
ただし、ちょっとPRをかじったことがある人や以前に同じようなことをしたことがある人なら、プレスリリースを活用してイベントへの取材誘致や、事前告知に活用したいと考えるため、各メディアには山のようなプレスリリースが届きます。その中から各メディア担当者が「面白そう」と感じて実際に取材をしてみようと思ってもらうためには色々な条件やコツがあります。
メディアに取り上げられ易いプレスリリースの書き方
特に、メディアに直接プレスリリースをFAXやメールする場合に特におぼえておきたいのが、「メディアの人間はいそがしい」ということです。編集者は毎日山のように届くプレスリリース全部にしっかり目を通す暇はほとんどないと思ってください。
では、どうやってプレスリリースの中身を見てもらえばよいか？
ポイントは３つ
1つ目、タイトルを1秒見ただけで内容が分かる
2つ目、「引き」になるワードが盛り込まれている
3つ目、送りっぱなしではなく、電話やメールでフォローを行う
この3点です。
特にFAXで送る場合は大量のFAXの中から自分のリリースに注目させなくてはいけません。メディアの人たちはプロですから、表紙を一目見ただけでそれが「読者にとって有益な情報かどうか」の判断がつきます。ですので、特にタイトル周りは大きく、簡潔に、内容がすぐ分かることを心がけて作成してください。そして重要なのが、「引き」になるワードが入っているかどうかです。メディアにとってはありきたりな情報はわざわざ自社の記事枠を割いてまで掲載する必要が無いため、「読者の興味を引く内容か」「独自性がある情報か」「インパクトのある情報か」が選択されるためには重要になってきます。
あなたのイベントの中で、仮に自分のイベントがwebニュースに掲載されていたとして、その記事を見た時、あなた自身が“行ってみたい”と思う情報は何かありますか？もしくは伝え方次第で楽しく思わせる情報はあるでしょうか。もし無いという場合は、残念ながらリリースを配信しても掲載される可能性は低いと言えます。
というのも、プレスリリースのキモは「もともと面白いネタ」をメディアにしっかり伝えたうえで、記事化や取材誘致を行うものだからです。面白いネタが無いということはイコールイベント自体がつまらないものなのかもしれません。その場合はもう一度イベントの内容を検証してみてはいかがでしょうか。
また、ほとんど人はプレスリリースを配信しただけで、あとは連絡がくるのを待っているという状況になっています。目的は「プレスリリースを配信することではなく、記事化して来場してもらう事です。」より掲載確度を高めるためには、こちらからメディアへ問合せをしてフォローを行うことが重要です。と、いうのも、そもそも配信したプレスリリースをメディアの人間が誰も見ておらず、書類の山かゴミ箱・シュレッダーに行っていることがよくあるからです。
プレスリリースの書き方例
プレスリリースは基本的には書き方は自由なのですが、メディアが見やすい、記事化しやすい一定の型のようなものはあります。
1枚にまとめた書き方例を記載しますので参考にしてみてください。これはイベント告知用としてますが、他の内容でもこのフォーマットを使えば問題はないでしょう。また、例には載ってませんが「情報解禁日時」の指定がある場合は上部に目立つように記載します。
1枚に収まらない場合は複数枚にしてもいいですが、最大でも3枚程度にまとまるように心がけましょう。また、基本的にはカラーで作ることをオススメします。FAXで送信する場合の他にも、メールなどで送る場合もあるからです。
プレスリリース作成から配信までの流れ
はじめに、上記作成例をもとに、プレスリリースを作ってみてください。上記例は最低限必要な情報をまとめたものです。したがって記載出来ない情報やまだ決まっていない情報がある場合はまだ出すタイミングではありません。イベントの内容や情報がある程度固まった状態で作成をしてください。
出来上がったリリースは、一度自分以外の関係者や、イベントに呼びたいと思っているターゲット層あてはまる知人などに見せて「この内容でイベントに行ってみたいと思うか」を確認して推敲しましょう。繰り返しますが、メディアが自社媒体に載せたいと思う情報は「読者が有益と思う情報」です。
次にいよいよ配信作業です。
配信先については、配信先リストをつくる所から始めます。メディアの種類は様々なので、自分のイベント内容にあったメディアを先手して連絡先リストを構築しましょう。ここで注意したいのは、イベントの内容と親和性のあるメディアに送らなければ意味がないということです。例えば、はたらくお母さん向けの育児相談イベントのリリースをグルメ雑誌に送っても、取り合ってもらえません。
リスト化に当たっては、ネットでメディアの連絡先を調べて自分でリスト化する事も出来ますが、メジャーなメディアについては、公益社団法人日本パブリックリレーションズ協会が発行している「広報・マスコミハンドブック」（通称：PR手帳）にほとんど網羅されているため、本屋さんで購入することをオススメします。2000円程度ですので、労力を考えればかなりお買い得だと思います。
リスト化が済んだら、いよいよ配信…なのですが、ここでひと手間かけると掲載率が変わってくるので、そのひと手間を紹介します。それは、突然FAXやメールを送るのではなく、初めに電話を入れて、「リリースの受取担当者の名前」を確認することです。
なぜかというと、突然会社に「○○御中」や「ご担当者様」なんていう不審なFAXが来た場合と、宛名が入っている場合では担当者の手にリリースが渡る確率がまるでかわるからです。みなさんの会社に上記のような「ご担当者様」いうFAXが届いたらどうしますか？ほとんどの方はそのままゴミ箱かシュレッダーかメモ紙になるのではないでしょうか。メディアも同じで、毎日大量に届くリリースをチェックする会社もあればしない会社もあり、担当者によってもかわります。そこで確度を高めるためにこのような手間をかけていくのです。
さらに担当者の名前を知っていれば、送ったあとに電話をかけ「先ほどリリースを配信したのですが、届きましたでしょうか？」のようなフォローもできます。また、メディアによっては、「郵送のみ」であったり、「リリース専用FAX」を設けているところもあるため、事前に電話で確認することは手間がかかりますが、様々なメリットがあります。
以上が、自分でリストをつくって配信するまでの流れなのですが、このほかに「プレスリリース配信会社へ委託する」という方法もあります。特にwebメディアへの露出を図りたい場合などにはオススメです。「プレスリリース配信サービス」などと検索すれば、様々な会社が出てきますので、値段とサービス内容を比較し予算にあった会社を選んでください。