はじめてのイベントに赤字はつきものです。「イベントは生もの」とはよく言ったもので、準備段階から予定通りに事が進まない場合がほとんどです。（それがまた楽しかったりするのですが）このページでは、はじめてイベントを作る方のために、赤字を出さないためのポイントを説明していきます。ただし、知っているのとやるのでは大違いで、様々な困難ががあなたを襲うでしょう。是非とも一つ一つ丁寧に問題を解決し、少なくともお金に関する不安は最小限にしてイベントを迎えましょう。
【赤字にならないために】その① イベントに必要な支出項目を知る
イベントで赤字を出した場合に一番起こるのが、「そんな事にお金が掛るのは知らなかった」という事です。
たとえば、町おこしイベントで芸能人を呼んでお笑いステージをやるとします。直接事務所に電話を入れて交渉し、事務所から提示された金額が80万円＋交通費と言われギャラと交通費を用意したら、実は、交通費はマネージャーの分も必要で、お弁当も2人分必要だった。それくらいは大丈夫かと思っていたら、30分×3回出演してもらう想定で計画をしておりそのことを事務所に伝えたら、「1回の営業は2ステージまで、1回のネタは20分以内でお願いします。」「3ステージやりたい場合は、お客さんが完全に入れ替わっている事が前提で＋40万です」と言われ、すでにお笑いステージは30分×3回を予定していて、実行委員会の偉い人に報告済み。どうしよう…。など
決して、知ったかぶりをしないで、分からないことや、お金があいまいになっている項目はしっかりと確認をとりましょう。
【赤字にならないために】その② 予備費を持っておく
今、収支計画書を作っている方、その中に「予備費」はありますか？
実際にやってみれば分かりますが、準備でも現場でも様々な不測の事態が起こりえます。例えば、会場に機材を搬入していたら、下見では聞いてなかったのに「床に養生をしないとダメ！」と言われたり、突然会社の偉い人が見に来ると言い出して、「この間社長が受賞した○○賞のトロフィーを飾るスペースと台を用意しなくてはいけない」と上司に言われたり。ただし、物理的にどうしても出来ない場合を除き、イベントでは誰かが汗をかいて、それなりのお金を使えば解決できる問題が結構あります。そんな時に予備費を構えておけば、「お金の面での不安」が幾分和らぎ、必要以上の心配事をもったまま運営しなくてもよくなります。
【赤字にならないために】その③ 充分な運営シミュレーションを行う
準備もある程度整った段階で、一度自分以外の人間（出来ればイベントの全体が分かるコアスタッフや、以前同じようなイベントの経験がある人が望ましいです）を交えて運営のシミュレーションをしてみましょう。自分だけで準備を進めるとどうしても、見落としてしまう項目がたくさんあります。設営から運営までの中身をおさらいしながら、忌憚ない意見交換を行い問題点とリスクの洗い出しをすると、「もっとお金がかかりそうな場所」「お金を用意しておいた方がよさそうな場所」「そもそもお金が足りてない場所」が見えてくるはずです。イベントは1人では出来ません。社内にもし適当な人間がいないなら、なんなら協力会社でも構いませんので、経験を持った人にアドバイスをもらうことは非常に重要です。