応募・抽選型イベントにする理由
来場者がそのイベントに参加するために、応募を必要する理由としては
- 会場のキャパシティが決まっている
- 人気コンテンツを提供するため、先着順による現場での混乱を防ぐ
- 来場者数の見込みを計りたい
などがあげられます。いずれにせよ一定数の集客が見込めるコンテンツを実施することが前提です。また、注意しておきたいのは有料のイベントであればチケットが売れた時点で収入となり、購入者がイベントに来ても来なくても変わらないと思いがちですが、出演者、特に「アーティスト」と呼ばれる方々は空席を気にしますので、コンテンツの出来＝イベントの満足度に関わってくるということです。
インターネット？ハガキ？応募方法の選定
応募方法に関しては、イベントへのターゲット層に合わせて決定することが重要です。演芸・歌謡曲コンサートなどのシニアに人気のイベントであれば、ハガキ。ランディングページを併せて読ませたいならweb応募フォームから、SNSからの拡散も併せて図りたいならスマホ中心に広告を打ってスマホ用の応募フォームからなど、イベントとターゲットに応じて使い分けましょう。なお、専用の応募フォームなどの作成はお金がかかるので、制作費を少しでも浮かせたい場合、必要事項を記載してメールでの受付などの方法もあります。
個人情報の管理徹底と応募時の規約明示
なお、どこまで応募者の情報を取得するかに寄りますが、たいていの場合、応募者の身元が分かる最低限の個人情報を取得することになります。ちなみに、紛失や悪意ある利用を行うと様々な罰則や、社会的信用が無くなってしまいますので、くれぐれも取扱いは慎重にしてください。（会社で「Pマーク」を取得されてる方は年に1回は個人情報研修があるので、その取扱いと万が一個人情報が漏えいした際のリスクなどはある程度理解しているかと思います。）また、応募に際して得られた個人情報の取り扱いに関する規約（プライバシーポリシー）などはしっかりと伝える必要があります。
「○○事務局」や「○○係」などの分かり易い名称を設け、応募管理を行う。
たとえ個人が管理していても「○○応募事務局」などの応募先名称にすると、応募者が分かり易くかつ「しっかりとした管理体制をとっている」と思ってくれます。また応募してもらった 情報は、web経由でもハガキでも、取扱担当者を決めて管理する事を強くオススメします。上記の個人情報漏えいのリスクはもちろん、管理責任者のもと一定のルールで管理をしないと、紛失したり応募期限があいまいになったりといったトラブルの元になるからです。
ちなみに、事務局に電話を設置するのは良し悪しで、何とも言えません。応募者からすれば人が対応してくれる窓口があればもちろんうれしいのですが、対応する方からすると、いつかかってくるか分からない電話のために、規定時間内は人を貼り付けなくては行けなかったり、コンテンツによっては「何で当たらないんだ！」「本当は最初から当選者が決まってたんだろう！」「私は当たってないんですか？」などのクレームのや問合せが多数来る場合があるためです。また、設置しなかったらしなかったで、またクレームになるのですが…。
当選通知期限の設定と通知方法
抽選後の当選通知や（当選チケットの発送）は参加者のスケジュールを配慮してい行いましょう。例えば、通知が実施の3日前に来たとすると、応募した人は外れたと思ってすでに他の用事を入れている可能性が高くなります。私はだいたい1か月～3週間前位に設定をする場合が多いです。それくらいの余裕を持っていれば仮にイベント日に別のスケジュールが入っていても調整がしてもらえ易い為です。
また、通知方法は応募方法同様イベントの内容に合わせて様々です。当選チケットの発送から、当選メール通知とそこからURLを踏んでIDを入力して本人確認ができて当選となる場合までいろいろなパターン がありますが、予算やスタッフの手間にも関わるところなので、「予算」「手間」「リスク」「ターゲットとの親和性」を考慮して決定してください。
来場者には「歩留まり」がある
当選した人が全員イベントに来るとは限りません。実際にどれくらい人が来るかの割合を「歩留（ぶど）まり」（～率）と呼んでます。もともとは製造業などで使われる用語で、本来の意味としては下記の通りです。（ウィキペディア/歩留り）
歩留まりあるいは歩止まり（ぶどまり）とは、製造など生産全般において、「原料（素材）の投入量から期待される生産量に対して、実際に得られた製品生産数（量）比率」のことである。
仮に500人が入る会場でのイベントに、500人分の当選通知を出したとして、実際に来た人数が400名だったとしたら歩留まりが8割であると言えます。
主催者の考え方次第ですが、「100名分の席がもったいない」と考えるなら、その100名分を当日埋めるための方法を考えなくてはいけません。（大抵は、しょうがないとして、当日対応は行いませんが）歩留まり率はコンテンツによって大きく変動するため、想定は難しいのですが、プロモーションを目的としたイベントの場合は、到達人数が500名と400名ではKPIが大きく変わってくるため何とかしたいと考える方も多いと思います。
例えば、事前に当日空席の場合は、チケットを持っていない方に先着順で整理券を配布し、○時の時点で空席数を発表します。それでも良ければ並んで下さい。などの対応方法があります。※昔ならば、当日チケットを持ってなくて会場に来てしまった方をこっそり中に入れたりもしてましたがSNSが発達した今これをやると大きな問題に発展しかねません。
ただ、「混乱を起こさないために事前応募・抽選制にした」というそもそもの前提が崩れてしまうため、何のために相したのか分からなくならない用ご注意ください。