イベントの実施計画書の目的
実施計画書はイベントの実施内容を一通り網羅した書類のことです。主催者に対して内容の最終的な確認することはもちろん、手配漏れや修正事項がないかをチェックするとともに、スタッフに情報を事前共有することが作成目的となります。
また、実施計画書と類似するものとして「運営マニュアル」が挙げられます。運営マニュアルはその名のとおり、イベント当日にどのような動きをすれば良いのか、どのようなスケジュールで進行するのか等の細かな情報が記載された要綱になります。
イベントの少し前までに実施計画書を作成し、ある程度の中身が固まった段階で実際に運営するスタッフ用にマニュアルを作るという流れが一般的ですが、運営内容がそんなに煩雑でない場合などは、実施計画書＝運営マニュアルとして使用することもあります。
イベント実施計画書のフォーマット
一般的なのは『A4 タテ型 両面印刷 左綴じ』になります。この形が一番見やすく、ファイリングしやすいのと、後述する「実施報告書」とフォーマットの共有が出来るというのもA4タテをおすすめする理由です。
イベント実施計画書の作成例
ここからは、実際の実施計画書に近い形で作成例を紹介していきます。もちろん、実際につくる際にはその通りにはなりませんが、よく使われる型ですので、ほとんどのイベントである程度の流用は可能です。
実施計画書の内容は仮に『金～日の3日間、どこかのホールを使って行い、ステージと体験コーナーとアンケート抽選会を行った』と設定してます。
各ページの中に記載されている赤い文字はその項目の解説になってます。また、各ページは要素を凝縮してまとめてますので、実際に作る際には適宜ページを増やしたり、内容の調整を行ってください。
表紙
実施概要
会場概要
会場レイアウト
運営系統図
全体スケジュール
ステージ概要
ステージ詳細
コンテンツ概要1
コンテンツ概要2
制作物（当日配布物）
制作物（公式ホームページ）
会場内造作
会場内サイン
事前告知
PR活動
識別章・服装
駐車場・駐車証
緊急時対応
以上となります。
ここまで実施計画書（マニュアル）の書き方を説明してきましたが、実際にイベントを行った後には『実施報告書』の作成が必要になってくるかと思います。今回説明した実施計画書は実施報告書のベースとしても活用できますので、実施報告書の書き方を参考にしてみてください。