業務内容を説明する前に、イベントには大きく分けて2つの種類があります。
「イベント」は、企業・団体や官公庁などが自らの製品・サービスの販促を目的として行う宣伝活動「プロモーション」と、 入場料や放映料等によって収益を上げる「興行」の2つに大きく分けられますが、 ここではプロモーションとしてのイベントプランナーについての解説を行っていきます。
イベントの仕事｜プランナーってどんなことをするの？
イベントプランナーの業務領域はざっと以下になります。
1）イベント全体の構成
2）タイトル、キャッチコピーの作成
3）会場、場合によっては日程の選定と調整
4）コンテンツの企画・調整
5）ゲスト（タレント、ミュージシャン、文化人等）の選定・ブッキング
6）クリエイティブ（印刷物・webサイト・ツール類のデザインや制作）のディレクション
7）webサイトのディレクション
8）告知・広報計画の策定・制作
9）PR計画の策定・制作
10）予算配分・調整
そして、それらを全てまとめた
11）企画書の作成
といったところになります。
平たく言ってしまうと「イベントの企画・立案に係ること全部」になりますが、求められるイベントの内容によって、上記に当てはまらないものも出てきますし、一部を社内で分業したり、外注をすることもあります。
特に、業務内容によって職種ごとの分業制が確立している首都圏の大手イベント制作会社とそれ以外では「イベントプランナー」が担当する業務範囲が大きく異なり、そもそも地方では「プランナー」という肩書自体が無かったり、「プロデューサー」や「ディレクター」といった肩書の方が兼務したりといった場合もあります。
業務の詳細
それでは業務の詳細を解説していきます。
1）イベント全体の構成
初めにやることは、イベントのテーマやコンセプトなどの設定です。そのイベントがどんなターゲットに対してどのような訴求を行えばよいか、どの程度の効果や結果が期待できるかを勘案しながら、目的達成のために最適なテーマやコンセプトの設定を行います。併せて、予算を見ながら大まかなイベント全体の構成案（設計図）を作成します。
プランナーに求められるのは『面白いイベントを考える』ことです。そして、そのイベントが面白いか否かはほとんどが、初めの全体構成で決まります。
2）タイトル、キャッチコピーの作成
プランナーは時にタイトルやキャッチコピーの作成を行うこともあります。コピーライターを起用する場合や、はじめからタイトルが決まっていることもありますが、プランナーがタイトルやキャッチコピーをつくる事の最大のメリットは自身イベントの中身を考えているため、そのイベントの面白い箇所や思いを端的に伝えることができるという点になります。
逆に、センスのないプランナーがつけたタイトルやキャッチコピーは悲劇を生みます。
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3）会場、場合によっては日程の選定と調整
会場や日程を含めた提案を行う場合、その選定を行うこともあります。会場選定や日程は集客に直結し、イベントのイメージを左右する重要な要素となります。
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4）コンテンツの企画・調整
イベント内実施コンテンツの企画が、まさにプランナーの花形パートと言えます。集客は見込めるのか、盛り上がるのか、不特定多数に受けるのか、一部の熱狂的なファンがいるのか、世代を超えて楽しめるのか、時流にのった企画なのか、話題性があるのか、独自性があるのか、メディアで取り上げられるのか、クライアントが知っているのか、知らなければ説得できるのか、受ければあわよくば来年は随契でいけるのか、そして予算内にはまるのか…。
ここがプランナーの経験と知見とネットワークとセンスと企画力の見せどころです。
5）ゲスト（タレント、ミュージシャン、文化人等）の選定・ブッキング
上記の4)と被りますが、時にイベントゲストの選定とブッキングを行うこともあります。個人的にプランナーという職種の一番の役得は「イベントにかこつけて自分が合いたい人を、しれっとゲストとして提案できる事」かと思います。もちろん却下されればおしまいです。何度もチャレンジしましょう。
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6）クリエイティブ（印刷物・webサイト・ツール類のデザインや制作）のディレクション
ディレクションとは、 指導、監督、演出、管理等という意味でイベントを含む広告業界でよく使われる言葉です。つまり、自身でデザインやwebサイトの構築を行うわけではなく、その企画構成や品質・進行管理を行うということです。プランナーが考えている世界観や訴求ポイントクリエティブのプロに伝えをれを見えるものにするための管理業務行います。
7）webサイトのディレクション
これは上記6)と一部重複しますが、簡単なものであればイベントのLP（ランディングページ）の制作管理、SNSなどとの連携イベントであれば、その特設サイトの構築や管理といったものが対象となります。
8）告知・広報計画の策定・制作
これは広告代理店の業務領域になりますが、広告代理店を介さないで受注しているイベントなどの場合は告知・広報計画も業務領域に入ってきます。
チラシやポスターの配布計画、web広告やSNSを活用した施策、CMの出稿計画などイベントの告知にかかわる業務全般の設計と管理になります。
9）PR計画の策定・制作
PRはパブリック・リレーションズの略で本来は団体・企業が社会との関係性を構築するという意味となりますが、ここでは「イベントがメディアへの取り上げられるための活動」とします。
プレスリリースの作成・配信や、メディア取材時の現地での対応などのメディア誘致活動全般の企画を作成します。
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10）予算配分・調整
これが一番の課題と言っていいでしょう。あらかじめ予算が決まっているイベントに関しては、その予算内で最も効率的かつ効果的なものを考えていかなければなりません。そのためには、なににどのくらいの予算がかかるのかを知っておく必要があります。
自身の中に「予算感覚」を持つためにはとにかく、現場に出て、企画を書いて、負けて、勝って、やって、失敗して、成功してを繰り返して経験を積むしかありません。
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11）企画書の作成
以上の内容を「面白い」企画書にまとめ上げます。
といったところが、ざっとイベントプランナーの仕事になります。
冒頭でも触れましたが、業務領域は概ね「イベントの企画・立案に係ること全部」 となるため、この役職に就くためにはイベントのほぼすべての業務を理解した上で、企画書をまとめる能力が必要となってきます。
つまり、イベント会社に就職してすぐに「プランナー」という役職でバリバリ企画書を書いてコンペに勝ちまくるというのは現実的に中々難しく、ADやディレクターなどを経て、ある程度の経験を持ったうえで適性がある場合になれる役職と考えていただければと思います。
イベントプランナーになるためにはどうすればいいか？
イベント会社か広告代理店のプロモーションセクションに入って、イベント経験を積んだ上でなるという方法がほとんどです。
また、これが出来たらイベントプランナーという明確な基準や資格はありませんが、私の感覚として「イベントプランナー」という肩書で仕事をできるようになるには、イベントの制作・運営経験積みながら、並行して企画書を書いて書いて書きまくって5年以上はかかるかと思います。
イベントプランナーの給料はどのくらい？
給料に関しては、当然会社や業態によるのですが「プランナー」という役職はほぼすべてのイベント業務内容を把握した上で企画書を書けるという技能を持っているため、どこの会社でもとても重宝されます。
そのため、イベント会社であれば「プロデューサー」より少し少ないか同程度の給料に設定しているところが多いようです。